Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP yang merupakan kependekan dari Enterprise Resource Planning adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. Atau dengan kata lain ERP digunakan untuk mengelola seluruh aktifitas perusahaan termasuk keuangan, produksi, HRD, marketing, supply chain, logistics, dll. Pada prinsipnya, ERP adalah sebuath gabungan dari 3 buah komponen penting, yaitu: Praktek Management bisnis, IT dan Tujuan dari bisnis yang spesifik.

Sederhananya, ERP adalah sebuah arsitektur software yang membantu streaming dan pendistribusian informasi terhadap seluruh bisnis unit. ERP memberikan para eksekutif sebuah overview yang komprehensif yang akan mempengaruhi keputusan bisnis secara produktif.Pada core ERP terdapat sebuah data respository terpusat dan ter'managed' yang merequest dan mensupply informasi atau data untuk suatu aplikasi operasional dalam platform universal komputer yang terintegrasi satu sama lainnya.



Pada awalnya ERP hanya diimplementasikan pada organisasi yang besar dengan organisasi yang mengunakan resources yang sangat luas, namun sekaranga penggunaan ERP sudah mengalami perubahan beberapa tahun terakhir ini, dan ERP sekarang dapat diimplementasikan pada skala perusahaan menengah dan berbagai macam industri.

Arsitektur software ERP sekarang ini dapat merangkum fungsi-fungsi yang ada dalam suatu bisnis dan mengintegrasikannya dalam satu tempat dari gabungan database. Misalkan, fungsi dari HRD, Supply Chain Management, Customer Relationship Management, Keuangan, produksi, management gudang dan logistik, yang mana dulunya menggunakan aplikasi/software dan database masing-masing & terpisah, maka sekarang ini masing-masing unit aplikasi itu disatukan dengan satu payung, yaitu arsitektur ERP.



Karakter Sistem ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce , Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain. Berbeda dengan Front Office Syistem ,yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce , Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain. Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik,jika didukung aplikasi dan infrastruktur komputer baik Hardware / software sehingga pengolahan dapat dilakukan dengan mudah . ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning ( MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya.

Sistim ERP dibagi atas beberapa sub-sistim yaitu sistim Financial, sistim Distribusi, sistim Manufaktur, sistim Maintenance dan sistim Human Resource. Industri analis TI seperti Gartner Group dan AMR Research telah sejak awal tahun 90an memantau dan menganalisa paket-paket aplikasi yang tergolong dalam sistim ERP.Contoh paket ERP antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft dan JD.Edwards.

Untuk mengetahui bagaimana sistim ERP dapat membantu sistim operasi bisnis kita, mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di bawah ini :
Katakanlah kita menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistim ERP akan membantu kita menghitung berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada pada kita saat ini. Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi, sistim ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdaya yang diperlukan, sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya. Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi, sistim ERP juga dapat menentukan cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam sistim ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit tersebut.

Keuntungan penggunaan ERP :

1. Integrasi data keuangan
   
   Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
   
   
2. Standarisasi Proses Operasi
   
   Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
   
   
3. Standarisasi Data dan Informasi
   
   Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.
   
   
4. Suksesor Penerapan
   
   Syarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Pengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.
   

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:

1. ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan.
   
2. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan.
   
3. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
   
4. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya
   

Gagalnya ERP

1. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
   
2. Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
   
3. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
   
4. Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
   

Tanda-tanda Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:

1. Kurangnya komitmen top management
   
2. Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisis strategi bisnis)
   
3. Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
   
4. Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
   
5. Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
   
6. Kesalahan penghitungan waktu implementasi
   
7. Tidak cocoknya software dgn business process
   
8. Kurangnya training dan pembelajaran
   
9. Cacatnya project design & management
   
10. Kurangnya komunikasi
    
11. Saran penghematan yang menyesatkan